Confidentialité du logiciel Memora

En résumé

Memora lit vos documents et construit son index sur votre ordinateur. L’index est chiffré. Le logiciel ne collecte aucune donnée, n’envoie aucun document ni aucun extrait à TBCD ou à un tiers, et ne vérifie pas sa licence en ligne.

Qui édite le logiciel

Tom Berthoud, entrepreneur individuel (TBCD), 13 impasse de la Gironde, 35740 Pacé, France. Contact : tomberthoud@tbcd.fr

Les documents que vous indexez

Memora ne lit que les dossiers que vous lui ouvrez (écran « Que peut lire Memora ? », modifiable à tout moment) : PDF, Excel, PowerPoint, e-mails et pièces jointes, images et scans. La lecture des scans se fait avec la reconnaissance de texte intégrée à Windows ou à macOS, sur votre poste. La recherche, les fiches et les tableaux Excel produits sont calculés sur votre ordinateur.

Ce que le logiciel enregistre sur votre ordinateur

L’index des documents (extraits de texte et leur représentation pour la recherche), chiffré avec une clé propre au poste et protégée par le trousseau de macOS ou par Windows ; la liste des dossiers autorisés ; vos recherches récentes ; la clé de licence du poste ; un journal technique. Ces données restent sur votre poste. Les fichiers Excel que vous demandez sont enregistrés dans votre dossier Documents.

Clé du poste

Chaque poste est activé par une clé délivrée par l’administrateur de votre cabinet. La demande d’activation contient le nom de l’ordinateur, son modèle, son numéro de série, le nom de la session et l’état du chiffrement du disque : c’est vous qui la transmettez à l’administrateur ; le logiciel ne l’envoie pas lui-même. La clé est vérifiée sur votre ordinateur, sans connexion à Internet.

Connexions réseau

Memora ne se connecte à aucun serveur de TBCD. Il n’utilise le réseau que dans les cas suivants, tous choisis par vous ou par votre cabinet :

• Partage entre postes du cabinet : si votre cabinet l’autorise, les postes activés par le même cabinet se trouvent sur le réseau local du bureau et échangent, de façon chiffrée, les résultats des dossiers marqués « partagés », la liste des clés retirées et les renouvellements de licence. Rien ne sort du réseau du bureau.
• Boîtes mail en ligne : si vous ajoutez une boîte mail, Memora se connecte en lecture seule au serveur de cette boîte (celui de votre fournisseur de messagerie) pour en lire les messages. Le mot de passe ou l’autorisation est conservé dans le trousseau de votre ordinateur. Pour une boîte Microsoft 365 ou Outlook.com, la connexion se fait sur la page de Microsoft, qui traite cette connexion selon sa propre politique. Votre cabinet peut interdire cette fonction.

Mesure d’usage et publicité

Le logiciel ne contient aucun outil de mesure d’usage, aucun traceur et aucune publicité.

Microsoft Store

Si vous installez Memora depuis le Microsoft Store, Microsoft traite les données liées à votre compte, au téléchargement et aux mises à jour selon sa propre politique de confidentialité. TBCD ne reçoit de Microsoft que des statistiques anonymes (nombre d’installations, par exemple).

Abonnement et assistance

Quand vous souscrivez un abonnement ou demandez de l’aide, TBCD conserve les informations que vous transmettez vous-même (nom, cabinet, adresse e-mail, nombre de postes, messages) pour établir les factures, délivrer les clés et vous répondre. Elles sont conservées pendant la durée prévue par la loi pour les pièces comptables, et 3 ans après le dernier échange pour les messages. Elles ne sont ni vendues ni cédées.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, ou vous opposer à leur traitement, en écrivant à tomberthoud@tbcd.fr ; nous répondons sous un mois. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr.